Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Najważniejsze informacje o Pana albo Pani danych osobowych

Pierwsza warstwa informacji z art. 13 i 14 RODO, wzór IO-1.

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO): może Pan albo Pani w każdej chwili sprzeciwić się przetwarzaniu danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego jest bezwarunkowy — po jego zgłoszeniu nie będziemy się z Panem albo Panią kontaktować w sprawach handlowych żadnym kanałem.

Pełna informacja o przetwarzaniu danych osobowych (art. 13 i 14 RODO)

Wersja 1 z 7 października 2026 r.

1. Kto jest administratorem. Administratorem Pana albo Pani danych osobowych jest Michał Krokosz prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Księgowo-Prawna Michał Krokosz (Energia Optima), NIP 1132613183, adres: ul. Hugona Kołłątaja 8b/10, 41-400 Mysłowice, adres poczty elektronicznej do spraw danych osobowych: mkrokosz@twojeksiegi.pro, telefon: 508 074 695. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. W jakim celu i na jakiej podstawie. (a) Kontaktujemy się z Panem albo Panią telefonicznie, przez SMS, pocztą elektroniczną albo komunikatorem w sprawie ofert sprzedaży energii elektrycznej i paliwa gazowego dla firmy albo instytucji, którą Pan albo Pani reprezentuje albo w której Pan albo Pani pracuje — wyłącznie na podstawie Pana albo Pani zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 i 400 Prawa komunikacji elektronicznej), osobnej dla każdego z tych kanałów. Zgodę może Pan albo Pani wycofać w każdej chwili, w całości albo dla wybranego kanału, bez podawania przyczyny; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem kontaktów sprzed wycofania. (b) Prowadzimy kartotekę firmy, przygotowujemy ofertę, sprawdzamy u sprzedawcy energii dostępność firmy i zgłaszamy u niego rezerwację jej numeru NIP, wręczamy ofertę osobiście albo wysyłamy list, przechowujemy dowody zgody i sprzeciwu oraz ustalamy, dochodzimy albo bronimy roszczeń, w tym roszczeń o prowizję naszych agentów — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest nawiązanie i prowadzenie kontaktu handlowego z firmą w celu przedstawienia jej oferty na dostawę energii i doprowadzenia do zawarcia przez nią umowy ze sprzedawcą oraz ochrona roszczeń.

3. Kto dane zapisuje. Dane zapisuje nasz agent działający na nasze zlecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, albo pracownik kancelarii.

4. Jakie dane i skąd. Przetwarzamy: imię, nazwisko, stanowisko, służbowy numer telefonu i adres poczty elektronicznej, zgody na kontakt z ich dowodem oraz zapisy rozmów i spotkań w sprawie oferty. Gdy klientem jest przedsiębiorca jednoosobowy, przetwarzamy także jego firmę, numer NIP, adres, punkty poboru energii, dane z faktur i eksportów licznika oraz oferty. Dane, które nie pochodzą od Pana albo Pani, pochodzą od firmy, którą Pan albo Pani reprezentuje, ze strony internetowej firmy, z publicznego rejestru (CEIDG albo KRS), od osoby polecającej albo z wcześniejszej działalności naszego agenta u innego zleceniodawcy; źródło Pana albo Pani danych podaje informacja przekazana przy pierwszym kontakcie.

5. Czy musi Pan albo Pani podać dane. Podanie danych jest dobrowolne; bez nich nie możemy się z Panem albo Panią kontaktować ani przedstawić oferty. Zgoda na kontakt nie jest warunkiem otrzymania oferty.

6. Komu dane przekazujemy. Odbiorcami danych są: dostawca serwera, na którym działa aplikacja; dostawca poczty elektronicznej kancelarii — także dla wiadomości z ofertą wysyłanych z naszej aplikacji i dla skrzynek naszych agentów w domenie kancelarii — u którego przechowujemy też zaszyfrowane kopie zapasowe; nasi agenci jako podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie; spółka obrotu energią (sprzedawca), u której sprawdzamy dostępność firmy albo zgłaszamy rezerwację jej numeru NIP — w zakresie numeru NIP i nazwy firmy, a gdy sprzedawca tego wymaga, także rocznego zużycia i grupy taryfowej; a gdy firma zdecyduje się zawrzeć umowę — sprzedawca energii, któremu dane przekazuje firma albo nasz agent za jej zgodą. Nazwy i siedziby dostawców serwera i poczty podaje polityka prywatności, sekcja 6.

7. Czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy. Aplikacja i jej baza danych działają na serwerze w Polsce. Poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych, mogą trafić dane zawarte w poczcie elektronicznej kancelarii oraz zaszyfrowane kopie zapasowe, których treści dostawca nie poznaje — na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 w sprawie Ram ochrony danych UE–USA, a w zakresie nieobjętym tą decyzją — standardowych klauzul umownych przyjętych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914. Kopię klauzul wydamy na żądanie przesłane na adres z pkt 1.

8. Jak długo przechowujemy dane. Dane przechowujemy do końca roku kalendarzowego, w którym upływają trzy lata od ostatniego zapisanego kontaktu z firmą, a gdy kontaktu nie było — od dnia wpisania firmy do kartoteki. Dane używane do kontaktu na podstawie zgody wykorzystujemy do jej wycofania. Dowód zgody przechowujemy przez cały czas korzystania z niej i co najmniej 3 lata od ostatniego kontaktu, bo może być potrzebny do obrony przed roszczeniami (art. 17 ust. 3 lit. e RODO). Dane osoby, która wniosła sprzeciw, usuwamy od razu, z wyjątkiem opisanym w pkt 10. Gdy firma zawrze umowę zarejestrowaną w aplikacji, jej dane przejdą pod okres przechowywania danych umów, który podamy w tej informacji, zanim aplikacja zacznie rejestrować umowy. Dokumenty ofert, które są dowodem tego, co zaoferowano firmie, przechowujemy przez ten sam okres także po żądaniu usunięcia danych, bo mogą być potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. e RODO); w tym czasie nie używamy ich do niczego innego.

9. Jakie ma Pan albo Pani prawa. Ma Pan albo Pani prawo żądać dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania (art. 15–18 RODO), a co do danych, które nam Pan albo Pani podał(a) i które wykorzystujemy na podstawie zgody — także ich przeniesienia (art. 20 RODO). Może Pan albo Pani w każdej chwili wycofać zgodę na kontakt w całości albo dla wybranego kanału. Ma Pan albo Pani prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO). Nie podejmujemy wobec Pana albo Pani decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie stosujemy profilowania.

10. Prawo sprzeciwu. W każdej chwili może Pan albo Pani wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych na potrzeby marketingu bezpośredniego; wtedy przestajemy przetwarzać je w tym celu bez żadnych warunków i nie kontaktujemy się z Panem albo Panią w sprawach handlowych żadnym kanałem, także listem ani osobiście (art. 21 ust. 2 i 3 RODO). Może Pan albo Pani także wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Pana albo Pani szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 ust. 1 RODO). Sprzeciw wystarczy zgłosić naszemu agentowi albo na adres z pkt 1. Po sprzeciwie zachowujemy wyłącznie skrót (odcisk cyfrowy) Pana albo Pani adresu poczty i numeru telefonu, żeby nikt w kancelarii nie wpisał Pana albo Pani danych ponownie.